Подумайте о процессах наполнения сайта заранее

Вас интересует, что даст организации использование ПО, поддерживающего workflow? Или конкретные примеры успехов и неудач?

Я никогда с таким ПО не работал в реальных проектах, но подобные системы видел и пробовал, знаю на что они способны. В любом случае поделюсь тем, что знаю.

Да, могу.
Один пример в реально большой организации. Название думаю не важно, а вот про использование:

Компания занимается... не важно чем, потому как я подписывал инструкцию о неразглашении =) Пример очень интересный, и как раз на заданную тему.
В данном примере была сделана ошибка на стадии проектирования, и разработчиками системы документооборота было принято решение на 100% интегрировать систему документооборота в один из веб-проектов. Решение основывалось на том, что в процессе работы в программе использовались те же самые данные, что и на сайте - это была на самом деле большая и сложная БД и большой и сложный сайт с посещаемостью около 7-8 тысяч ежедневно (на данный момент). Это решение было принято изходя из меньшей стоимости такой системы по отношению к двум разделенным системам. На основе этого решения спроектировали сайт, все инструмены внутренней системы, и приступили к реализации.
Запуск проекта занял у разработчиков 1 год. Стоимость была астрономической, даже из рассчета сложности. В результате получили систему, которую пришлось заставлять работать еще 1 год, и то очень многе не работает до сих пор (через 4 года). Получилось, что замахнувшись на разработку специфичной (а именно поэтому не стали использовать готовые варианты) системы документооборота, разработчики переоценили свои силы. Но Бог с ними, с разработчиками. Чеерз 3 года с ними разорвали договор и стали дорабатывать систему ствоими силами, кстати довольно успешно.
На самом деле есть более страшное последствие: через три года с даты подписания договора систему документооборота и сайт наконец запустили, но это уже была устаревшая система документооборота и очень устаревший сайт. Поменялись не только технологии сайтостроения - поменялись технологические процессы в самой компании.
В связи с этим встали проблемы доработки системы, причем доработки кординальные. Текущая совершенно не поддавалась модернизации по нескольким причинам:
1. Полная завязка между WorkFlow и сайтом.
2. Неграмотно спроектиованная БД.
3. Некомментированный неструктурированный код, в котором не только весь дизайн интегрирован в PHP, но еще и этот PHP написан ужасно неграмотно: один index.php состоял из 8000 строк, а некоторые скрипты доходили и до 15000 строк, абсолютно нет структуры, типизации переменных... - одним словом этот код надо было видеть.
4. Немодульное строение системы, то есть нельзя заменить устаревший модуль новым.

Доработка системы слишком усложнилась. На интеграцию новой от профессионального разоработчика (а-ля Microsoft, Bitrix - именитых систем с хорошими качественными работами) не пошло руководство, аргументируя свое решение фразой "Деньги ведь уже уплачены - заставьте эту систему работать". Доработка текущей системы хоть и шла, но шла медленно. Компаний теряла деньги не только на постоянной доработке, но и потому что устаревший сайт было очень сложно вывести не только в прибыль, но и на самоокупаемость.

В результате, был сделан вывод: сэкономив на разработчике, компания допустила ошибки в проектировании, о которых поначалу и не подозревала.

здесь все зависит от того, где в компании находится контентщик. если чисто в маркетинге, то наверное проблема. у нас единый департамент занимается и маркетингом/рекламой и общественными связями. соотв., управление контентом сайта относится к деятельности одного из отделов пресс-службы, который напрямую общается с маркетигом/рекламой + перевязан посредством нескольких приказов с продуктовыми управлениями, HR и департаментами региональной сети. таким образом вся инфа стекается в одну точку.